Die unsichtbaren Kosten der Einarbeitungszeit (und wie man sie reduziert)

Ein kleines Quiz: Wie viel ist effektives Onboarding wert?

Das ist eine schwierige Frage. Die Antwort hängt davon ab, wie man „Wert” definiert. Aber unabhängig davon, wie Sie das berechnen, ist ein effektiver Onboarding-Prozess wohl wesentlich mehr wert, als Sie annehmen.

Ein L&D-Fachmann, der versucht, die Kapitalrendite seines Onboarding-Prozesses zu berechnen.

Sehen wir uns das alles im Detail an:

Zunächst entscheidet der erste Tag oder die erste Woche eines neuen Mitarbeiters über seinen ersten Eindruck. Dies bedeutet, dass ein negatives Onboarding-Erlebnis zu geringerer Mitarbeiterbindung und einer verminderten Unternehmenskultur führen kann. 

Aber negatives Onboarding bedeutet auch, dass es länger dauert, bis die beruflichen Fertigkeiten erworben sind. Das heißt, dass neue Mitarbeiter länger brauchen, um sich an ihrem Arbeitsplatz einzugewöhnen. Denken Sie daran, wie sehr sich Personalchefs bemühen, Starttermine zu vereinbaren, und wie wichtig es ist, vorrangige Arbeitsplätze schnell zu besetzen. Indem Sie Ihren Onboarding-Prozess optimieren, beschleunigen Sie effektiv den Starttermin eines neuen Mitarbeiters, da er sofort alles im Griff hat und schneller in der Lage ist, mitzuarbeiten.

Doch laut Gallup sind nur 12 % der Mitarbeiter der Meinung, dass ihr Unternehmen gute Arbeit leistet, wenn es um das Onboarding neuer Mitarbeiter geht. Und nach Abschluss des Onboarding-Prozesses haben nur 29 % der neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass sie vollständig darauf vorbereitet sind, sich an ihrem neuen Arbeitsplatz auszuzeichnen.

Neben unzureichender Investition in sein Onboarding-Programm unterschätzt das durchschnittliche Unternehmen bei weitem die Rolle, die die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter für das Geschäftsergebnis spielt.

Tatsache ist, dass der Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter einen gewaltigen Einfluss darauf hat, wie gut Sie Ihre Unternehmensziele erreichen. Und indem Sie Ihren Onboarding-Prozess verbessern, können Sie die Einarbeitungszeit reduzieren und für wesentlich bessere Ergebnisse sorgen. In diesem Artikel werden Onboarding und Einarbeitungszeit untersucht, wie sie zusammenhängen, warum sie wichtig sind und wie Sie beide mit einem soliden Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter wesentlich verbessern können.

Einarbeitungszeit wirkt sich auf Ihre neuen Mitarbeiter und auf Ihr Endergebnis aus

Neue Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich einzuarbeiten. Die dafür erforderliche Zeit ist je nach Arbeitsplatz und Person unterschiedlich. Beispielsweise dauert es laut einer Studie der Bridge Group für Mitarbeiter eines Verkaufsteams etwa drei Monate, bis sie eingeführt und eingearbeitet sind. Aus diesem Grund beträgt die Einarbeitungszeit für Verkaufsteams standardmäßig 90 Tage zzgl. der Dauer Ihres Verkaufszyklus.

Werden wir konkret. Angenommen, Sie stellen einen Kundenbetreuer oder Vertriebsleiter ein, und seine jährliche Quote beläuft sich auf 500.000 US-Dollar. Eine Verkürzung der Einarbeitungszeit um die Hälfte würde einem Umsatz von über 60.000 US-Dollar pro eingestelltem Verkäufer entsprechen. Das ist eine große Rendite für eine Investition, die Sie ohnehin tätigen sollten.

Ein Vertriebsleiter, nachdem er die Auswirkungen der Reduzierung der Einarbeitungszeit gesehen hat.

Mehr als nur Leistung

Die Studie der Bridge Group ergab, dass es etwa drei Monate dauert, bis ein Verkäufer vollständig eingearbeitet ist. Mittlerweile geht die Studie von Gallup von einer Onboarding-Phase von 12 Monaten aus, bevor ein neuer Mitarbeiter sein volles Leistungspotenzial erreicht.

Weshalb die Diskrepanz?

Beide Statistiken können stimmen. Es läuft alles auf unterschiedliche Definitionen von „eingeführt“, „potenziell“ und „eingearbeitet“ hinaus.

Ist es möglich, dass ein Verkäufer in 90 Tagen die Quote übertrifft? Ja. Aber was ist mit anderen Aspekten des Onboardings von Mitarbeitern, z. B. wie sie zum Wissensaustausch im Unternehmen beitragen, wie sie mit anderen Teammitgliedern zurechtkommen und wie wahrscheinlich es ist, dass sie abwandern?

Hier kann die Einarbeitungszeit ein irreführender Maßstab sein. Sicher, Ihr neuer Vertriebsmitarbeiter zeichnet sich vielleicht nach sieben oder acht Monaten an seinem Arbeitsplatz aus. Aber geht er von einer langfristigen Zukunft in Ihrem Unternehmen aus?

Eine neue Mitarbeiterin versucht, sich ihre Zukunft vorzustellen.

Wir benötigen eindeutig eine umfassendere Definition dessen, was Onboarding wirklich ist.

Erstens sind da die allgemeinen Fertigkeiten und Informationen, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um seine Arbeit effektiv zu erledigen. Er benötigt Produktschulungen, eine Einführung in das Software-Ökosystem, und er muss seine Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe verstehen.

Aber dann gibt es noch einen ganz anderen Bereich des Onboardings und Lernens. Es geht darum, Mitarbeitern zu helfen, soziale Verbindungen zu anderen Mitgliedern des Teams aufzubauen. Sie sollen sich psychisch sicher und wertgeschätzt fühlen, sodass sie zu einer Innovationskultur beitragen können. Und vor allem geht es darum, ihnen zu helfen, ein Verständnis dafür aufzubauen, was das Unternehmen schätzt, damit sie sich eine Zukunft vorstellen können, in der sie eingebunden sind. Diese Faktoren haben nicht das gleiche empirische Gewicht wie „Einarbeitungszeit für den Verkauf“ oder „Erreichen der Quote“, aber sie beeinflussen Faktoren wie Zufriedenheit am Arbeitsplatz und Mitarbeiterbindung. Und Mitarbeiterbindung kann, wie wir gezeigt haben, einen enormen Einfluss auf das Endergebnis haben.

Verbesserung der Einarbeitungszeit und der Mitarbeiterbindung durch herausragendes Onboarding

Hier sind einige bewährte Verfahren, die hilfreich für Sie sein können:

1. Beginnen Sie unverzüglich. Sie erhalten nie eine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn ein neuer Mitarbeiter einen schlechten ersten Tag oder eine schlechte erste Woche hat, kann dies zu einem negativen Gesamteindruck führen, der später schwer zu korrigieren ist. Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter frühzeitig und häufig bei ihrem Manager vorsprechen, und achten Sie darauf, dass Sie über die richtigen Inhalte verfügen, um sie für den Erfolg zu rüsten.
2. Machen Sie Lernen zu einem sozialen Ereignis und verknüpfen Sie es mit Ihrer Marke. Es gibt einen Grund, warum Tools wie Gong so effektiv für Verkaufsschulungen sind: Damit können neue Verkäufer bei echten Anrufen und Interaktionen zuhören, was ihnen hilft, Fertigkeiten und Verständnis auf sichere Weise aufzubauen. Dadurch können Sie auch andere Mitglieder des Teams kennenlernen. Gehen Sie einen Schritt weiter: Investieren Sie in soziales Lernen, das neue Fertigkeiten vermittelt, soziale Verbindungen aufbaut und Ihre Fachexperten und Leistungsträger in die Lage versetzt, ihr Fachwissen an die übrigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens weiterzugeben.
3. Management ist wichtig! Gallups Studien legen nahe, dass 70 % der Abweichung beim Team-Engagement auf den Leiter eines Teams zurückzuführen sind. Für außergewöhnliche Manager ist das Onboarding mehr als nur ein Punkt auf einer Checkliste – sie untermauern die Kultur und die Werte, verbinden neue Mitarbeiter mit Teammitgliedern und helfen dabei, die besten Möglichkeiten für das Unternehmen zu finden, um die einzigartigen Fertigkeiten des neuen Mitarbeiters zu nutzen. Und wie bei allem werden großartige Manager geschaffen, nicht geboren. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Manager gut darin geschult sind, wie sie neue Mitglieder ihres Teams einführen.
4. Ignorieren Sie „Reboarding” nicht, d. h. das Onboarding, das ein vorhandener Mitarbeiter beim Wechsel des Teams oder des Arbeitsplatzes benötigt. Dies zu überspringen, kann katastrophal sein: Es gibt nichts Schlimmeres, als einen außergewöhnlichen Leistungsträger an einen neuen Arbeitsplatz zu versetzen, an dem er nicht auf Erfolg programmiert ist. Sie verlieren nicht nur seine überdurchschnittliche Produktivität, Sie riskieren auch, dass einer Ihrer wertvollsten Mitarbeiter abwandert. Aus diesem Grund ist es so wichtig, eine „stets aktive” Lernkultur zu haben.
5. Erheben Sie Daten und holen Sie sich Feedback von neuen Mitarbeitern (und verwenden Sie sie, um sich zu verbessern). Um die Auswirkungen Ihrer Onboarding- und Schulungsprogramme zu bewerten, können Sie Einarbeitungszeit, Produktwissen, Leistung und Produktivität und vieles mehr messen. Und vernachlässigen Sie auch qualitative Daten nicht: Fragen Sie neue Teammitglieder nach ihrer Onboarding-Erfahrung und wie sie sich an die Unternehmenskultur anpassen. Tools wie Docebo Learning Impact können eine wirkungsvolle Methode bieten, diese qualitativen Daten zu erheben und zu analysieren und die Auswirkungen Ihrer Lernprogramme – einschließlich einzelner Schritte Ihres Onboarding-Prozesses – zu messen.

Einführen, einarbeiten, binden, Erfolg haben

Ihr Onboarding-Programm sollte das Aushängeschild Ihres gesamten L&D-Plans sein. Schließlich ist Onboarding einer der wenigen Prozesse in Ihrem Unternehmen, mit denen jeder einzelne Mitarbeiter interagiert.

Gewiss ist Onboarding so kompliziert wie wichtig. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines erstklassigen Lernmanagementsystems (LMS) von entscheidender Bedeutung. Ein großartiges LMS kann bei den Inhalten hilfreich sein, die neue Mitarbeiter benötigen. Es kann sie mit ihrem Team verbinden und die Spezialisten in Ihrem Unternehmen stärken. Und es kann in den Arbeitsablauf und in die Systeme, die Sie bereits verwenden, integriert werden. Aber das wirklich Wunderbare ist: Ein leistungsstarkes LMS kann Ihnen die Daten geben, die Sie benötigen, um die gesamte Komplexität zu verstehen. Es kann Ihnen zeigen, welche Kurse den größten Einfluss auf die Einarbeitungszeit und die Mitarbeiterbindung haben. Es kann Ihnen die Benutzer und Lernenden zeigen, die die nützlichsten Inhalte produzieren. Und es kann jedem Benutzer personalisiertes Lernen bieten, sodass er eine angepasste Lernerfahrung erhält, die nur für ihn entwickelt wurde – und das bereits vom ersten Tag an.

Wenn Sie in Onboarding investieren, verkürzen Sie die Einarbeitungszeit, verbessern die Mitarbeiterbindung, entwickeln Ihre Mitarbeiter und vergrößern Ihr Geschäft. Worauf warten Sie also noch?