Patrick Veenhoff, capo del dipartimento di Formazione e Sviluppo di Swisscom, illustra i vantaggi del social learning.
Nel mese di giugno 2017, i clienti Enterprise di Swisscom sono passati da un approccio di tipo “top-down” per la creazione dei contenuti formativi ad un marketplace basato sul social learning. In altre parole: oggi i nostri 5.000 dipendenti progettano, sviluppano e distribuiscono tutti i materiali didattici della nostra organizzazione. Questo nuovo approccio ha permesso ai membri del nostro team di Formazione e Sviluppo di trasformarsi da ‘istruttori’ a ‘facilitatori’ dell’organizzazione.
Nell’ultimo anno, ho dovuto affrontare sempre le stesse due domande:
- Come incoraggiare i dipendenti ad adottare il social learning e a condividere le loro conoscenze?
- I dipendenti non hanno la formazione necessaria per diventare istruttori. Come possono formare gli altri?
In breve: i nostri numeri mostrano chiaramente che i dipendenti creano una grande quantità di materiali formativi (più di 200 corsi negli ultimi 12 mesi) e la soddisfazione dei dipendenti in merito ai contenuti di formazione aziendale è aumentata del 10%.
I contenuti generati dagli utenti sono abbastanza efficaci?
Per ogni corso di formazione, effettuiamo un sondaggio tra i nostri dipendenti ponendo loro tre domande:
- Gli argomenti e i contenuti sono stati affrontati in modo chiaro?
- Ciò che ho imparato è utile per il mio lavoro quotidiano?
- Consiglierei questa formazione ad altri?
A differenza degli ambienti formali (che presentano scarsi livelli di retention delle conoscenze), il social learning supporta la formazione nell’ambiente di lavoro, permettendo agli utenti di apprendere da esperti e altri colleghi nell’organizzazione.
Il grafico in alto mostra che i contenuti generati dai dipendenti – rispetto a quelli generati dal precedente dipartimento di Formazione e Sviluppo dall’azienda – hanno incrementato la soddisfazione degli utenti del 10%. I dipendenti hanno valutato i contenuti come più rilevanti, autentici e applicabili al loro lavoro. Sono fermamente convinto che permettere ai nostri dipendenti di apprendere gli uni dagli altri sia la strada da seguire in questo mondo sempre più dinamico, digitalizzato e globale.
Come motivare i dipendenti ad adottare il social learning e condividere le loro conoscenze
In realtà, suggerisco ai nostri dipendenti di non creare attività di formazione. Questo è spesso uno shock, soprattutto da parte dei responsabili di Formazione e Sviluppo. Dopotutto, non dovrei essere io a volere che le persone apprendano sempre di più
Tuttavia, credo che sia fondamentale permettere agli utenti di colmare autonomamente i gap di competenze. Ciò significa valutare criticamente in quali aree la formazione possa avere un impatto. Spesso, gli strumenti, i processi o gli incentivi non sono ben allineati agli obiettivi organizzativi, o non possiedono ancora il giusto livello di maturità. In questi casi, fornire ai dipendenti nuove conoscenze o competenze non avrà alcun impatto, poiché il loro ecosistema non consente loro di metterle in pratica.
E così, tutta la formazione impartita andrà semplicemente sprecata, contribuendo ad accrescere la consapevolezza (errata) che le attività di Formazione e Sviluppo siano un fattore di costo per l’azienda. In generale, sono pienamente d’accordo sul fatto che Formazione e Sviluppo sia un fattore di costo significativo, in quanto non esiste un processo di qualificazione per decidere quando la formazione è effettivamente necessaria.
Pertanto, suggerisco ai dipendenti che devono creare asset formativi di verificare in primo luogo, con tutti gli stakeholder, se gli strumenti, i processi e gli incentivi consentono di applicare queste nuove competenze. In seguito, consiglio di creare un management summary (inclusi obiettivi, non obiettivi e limitazioni, tra gli altri) per un progetto formativo. Questo aiuta gli utenti a riflettere se la formazione sia effettivamente la strada da seguire o se, ad un esame più attento, un approccio diverso potrebbe avere un maggiore impatto.
Generalmente, le persone sono aperte all’idea di formare gli altri, ma spesso non sanno da dove iniziare. In questo caso, consiglio loro di spiegare un problema che affrontano 10 volte al mese, e di creare una breve risorsa formativa in merito. In questo modo, hanno una grande familiarità con il problema e con il pubblico coinvolto, per un ritorno immediato: meno domande al mese e più tempo per dedicarsi ad altri compiti.
Attraverso 45 minuti di eLearning, e con la guida dei coach del mio team, supportiamo i dipendenti nelle prime fasi di creazione di un contenuto di formazione. Durante questo processo, prepariamo i nostri dipendenti a mettere in discussione razionalmente le esigenze, lo scopo e l’impatto aziendale degli asset che stanno creando. Questo approccio aiuta a costruire la fiducia di cui le persone hanno bisogno per affrontare progetti di formazione più grandi.
Inoltre, ci impegniamo a fondo per affrontare il timore di una potenziale perdita di posti di lavoro. Una concezione comune è che sapere = potere = mantenere il proprio lavoro. Pertanto, condividendo le proprie conoscenze, il rischio di perdere il lavoro aumenterebbe in modo significativo. A questo, si aggiunge la velocità dei cambiamenti di mercato e le mutevoli esigenze di competenze legate alla digitalizzazione, che di certo non semplifica le cose. Questo è il motivo per cui continuo con passione ad offrire ai nostri dipendenti la possibilità di cambiare la propria mentalità da “conoscenza = avere un lavoro” a “fornire valore = avere un lavoro”. Tutto inizia con la consapevolezza di ciò che si desidera dalla vita, dei propri punti di forza e di debolezza e come ciò si traduce nella creazione di valore all’interno di un’organizzazione. È un processo alquanto complesso, ma molto gratificante una volta che avviene il cambiamento di mentalità.
Come aiutare i dipendenti a generare contenuti di social learning che offrano un valore aggiunto
La prima convinzione che i team di Formazione e Sviluppo devono abbandonare è questa: credere di essere gli unici in grado di insegnare agli altri. Se questa convinzione è ancora presente, non c’è modo di consentire ai dipendenti di fornire una formazione efficace.
Un secondo cambiamento di mentalità consiste nel porsi come obiettivo primario la centralità del cliente, gestendo un dipartimento di formazione aziendale come un business che genera profitto. Il profitto consiste nell’offrire all’azienda un valore percepito superiore ai costi percepiti. Il gap comunicativo tra la formazione e le attività aziendali è spesso troppo grande per essere colmato. Avere delle persone che si assumono determinate responsabilità all’interno dei team di Formazione e Sviluppo può aiutare a colmare questo gap.
In terzo luogo, è importante fare in modo che per i dipendenti sia più facile offrire formazione, piuttosto che limitarsi a mantenere lo status quo. Ciò significa garantire una solida user experience, con una minima soglia di difficoltà. Per dirla senza mezzi termini, l’esperienza utente dovrebbe essere “a prova di idiota”. Un sedicenne o un sessantenne senza conoscenze specifiche in materia di formazione formale dovrebbe essere in grado di creare ed impartire una formazione efficace.
A questo scopo, offriamo un corso di eLearning che in 45 minuti spiega come creare un progetto di blended learning e sviluppare la propria formazione con un reale impatto aziendale. Abbiamo iniziato con 5 tipologie di formazione:
- Presentazioni o condivisione delle conoscenze (utilizzando PowerPoint)
- Webinar (attraverso Skype for Business e PowerPoint)
- Workshop (utilizzo delle sale riunioni)
- Podcast (attraverso gli smartphone per creare e distribuire)
- Smovie (attraverso gli smartphone per creare e distribuire filmati di 60 secondi)
Tutti questi formati, ad eccezione di Smovie, non presentano alcuna curva di apprendimento. Ma combinandoli in modo intelligente con alcuni accorgimenti, è possibile creare una formazione che sia abbastanza efficace per la maggior parte dei dipendenti. E questo mi porta al quarto punto: abbastanza efficace.
Abbandonare la convinzione che solo i materiali formativi migliori o di alta qualità siano abbastanza efficaci per i dipendenti sarà il compito più difficile, sia per i team di Formazione e Sviluppo che per l’azienda. ‘Abbastanza efficace’ vuol dire che un contenuto è in grado di aiutare i dipendenti a raggiungere i loro obiettivi. ‘Abbastanza efficace’ non vuol dire mantenere tutti gli standard didattici, offrendo solo contenuti premium. Ed è proprio qui, in questa fase, che i contenuti generati dai dipendenti avranno la possibilità di essere valutati, testati e accettati dall’azienda.
Patrick Veenhoff è a capo del dipartimento di Formazione e Sviluppo di Swisscom, il principale provider svizzero di telecomunicazioni. Si occupa di promuovere approcci innovativi, rivoluzionari, digitalizzati e agili per la formazione e lo sviluppo aziendale – che consentono a 5.000 dipendenti di sviluppare solide competenze professionali – trasformando Swisscom in un’organizzazione di formazione collaborativa e avviando la trasformazione delle attività di Formazione e Sviluppo a livello aziendale per oltre 14.000 dipendenti. Le esperienze formative di Swisscom sono progettate per offrire agli utenti una user experience ottimale, in grado di incrementare il coinvolgimento attraverso la piattaforma Docebo. Scopri come migliorare il coinvolgimento e le performance dei tuoi utenti con Docebo.