10 preziosi consigli per scegliere l’authoring tool più adatto alla tua azienda
La scelta del giusto authoring tool è cruciale per il successo della tua formazione e-learning, ma può rivelarsi un compito particolarmente complesso. Provare con mano le funzionalità e le caratteristiche di tutte le soluzioni presenti sul mercato richiederebbe un impiego eccessivo di tempo e risorse. Segui questi 10 preziosi suggerimenti e scopri come scegliere un authoring tool in grado di adattarsi alle tue specifiche esigenze.
I criteri fondamentali per la scelta
Innanzitutto, è fondamentale individuare le caratteristiche e le funzionalità da ricercare in un authoring tool:
- Velocità – Per creare contenuti e-learning in maniera rapida, dovrai eseguire dei test e misurare la velocità delle diverse soluzioni.
- Riduzione dei costi – Nella scelta di un authoring tool, valuta attentamente i diritti di licenza e il tempo impiegato nella creazione di contenuti e-learning.
- Qualità – Naturalmente, costi e velocità devono essere essere bilanciati con la qualità. Prova a creare lo stesso contenuto utilizzando differenti authoring tool, quindi confronta i risultati ottenuti. Prendi nota delle funzionalità di ciascun authoring tool, valutando attentamente potenziale e performance.
- Quantità – Un valido authoring tool deve garantire rapidità di esecuzione, ma deve poter essere utilizzato in maniera ottimale anche da chi non è un tecnico. Tanto più sarà accessibile, quanto più potrai incrementare la produzione di contenuti formativi.
Dopo aver individuato e stabilito i criteri fondamentali, sfrutta questi dieci suggerimenti per scegliere il tuo authoring tool:
1. Esegui test sulla facilità di utilizzo
Una delle caratteristiche fondamentali da ricercare in un authoring tool è senza dubbio la facilità di utilizzo. Il modo migliore per valutare l’usabilità di un authoring tool consiste nel farlo utilizzare ad autori non tecnici, che non hanno esperienza con questo tipo di strumenti. Dopo il test, come valutano l’interfaccia e l’usabilità? L’interfaccia è di tipo “What You See Is What You Get” (WYSIWYG)? Consente agli autori di vedere in tempo reale ciò che stanno creando e il risultato che visualizzeranno gli utenti finali? Tiene traccia del tempo impiegato per la creazione dei contenuti?
2. Funzionalità integrate
Confronta le funzionalità integrate di ciascun authoring tool, esaminando temi, layout, menu, domande e tutte le altre funzionalità disponibili sin da subito. Alcune soluzioni possono includere strumenti per la ramificazione, punteggi, funzionalità di social learning, gestione di video e audio, video interattivi o gamification. Alcuni authoring tool, inoltre, hanno funzionalità di diagnostica e consentono di personalizzare la formazione a livello individuale.
3. Richiedi una demo
Per scegliere il giusto authoring tool, non prendere in considerazione solamente le caratteristiche standard, ma richiedi una demo ed esplora tutte le funzionalità di design e le sue potenzialità. Quanta libertà creativa concede agli autori di contenuti? Consente di creare nuovi modelli o layout?
4. Integrazione nel flusso di lavoro
Un valido authoring tool deve consentire la collaborazione e la comunicazione, oltre che rapide funzionalità di editing. Assicurati che disponga anche di funzionalità integrate di review e comunicazione: in tal modo, i membri del team potranno commentare e modificare rapidamente i contenuti. Un’altra caratteristica fondamentale consiste nel poter assegnare ruoli specifici per ciascun progetto.
5. Assicurati che sia effettivamente mobile-ready
Molti authoring tool hanno caratteristiche multi-device, ma purtroppo non tutti sono pienamente “responsive”. Il layout dei contenuti può aiutarti a creare contenuti mobile-ready, in grado di adattarsi automaticamente alle ridotte dimensioni di smartphone e tablet. Cerca un authoring tool in grado di pubblicare automaticamente i contenuti su tutti i dispositivi, ma anche che consenta – durante la fase di creazione – di visualizzare l’aspetto dei contenuti su dispositivi differenti. Assicurati che supporti la creazione di contenuti formativi “responsive”.
6. Personalizzazione di branding e grafica
Branding e personalizzazione grafica sono due aspetti da tenere in considerazione nella scelta di un authoring tool. Assicurati che la soluzione scelta ti consenta di creare grafiche specifiche per temi specifici, oppure di fornire al tuo team una guida su come utilizzare alcuni modelli, affinché l’intero progetto sia coerente.
7. Assicurati che sia scalabile
Il riutilizzo intelligente di elementi chiave permette un design rapido e scalabile, in grado di adattarsi a qualsiasi progetto in tutta l’organizzazione. Assicurati che temi, menu, layout personalizzati, interi argomenti, moduli o pagine ad hoc siano riutilizzabili anche in altri progetti. Con una struttura già pronta ed elementi grafici coerenti, i tuoi esperti potranno concentrarsi sulla creazione di contenuti formativi ancora più efficaci e coinvolgenti.
8. Funzionalità di tracking, reporting e analytics
Valuta con attenzione le funzionalità di tracking e di reporting. L’authoring tool è in grado di integrarsi completamente con il tuo LMS? Dispone di funzionalità di tracking e analytics anche come strumento stand-alone? Oltre al completamento e ai punteggi delle valutazioni, prendi in esame anche altri dati utili, come ad esempio il tempo trascorso, i dispositivi utilizzati, il luogo e i report dettagliati sull’interazione dei tuoi utenti con le attività formative.
9. Non sottovalutare le opzioni di localizzazione
Localizzare i contenuti è complesso: spesso, infatti, è necessario rivolgersi ad agenzie specializzate, che si occupano di tradurre i testi direttamente all’interno dell’authoring tool. Ovviamente, ciò è possibile solo se l’authoring tool è di facile utilizzo e a prova di errore. In alternativa, cerca un authoring tool che supporti il formato XLIFF (XML Localization Interchange File Format), cosicché un traduttore possa localizzare il testo e sostituirlo direttamente negli spazi corrispondenti. In questo modo, eviterai che le agenzie di traduzione utilizzino l’authoring tool.
10. Scegli una soluzione agile
Date le mutevoli esigenze di business, è spesso necessario modificare i contenuti formativi, in particolar modo per ciò che riguarda la conoscenza del prodotto e la compliance. È perciò necessario avere un authoring tool che consenta non solo di modificare facilmente i contenuti, ma anche di ripubblicarli rapidamente sull’LMS e su tutti i dispositivi. Gli authoring tool su cloud rendono più semplice l’editing, consentendo a qualsiasi membro del team di apportare modifiche e ripubblicare rapidamente i contenuti.
Una formazione efficace e moderna necessita di processi intelligenti e strumenti collaborativi grazie ai quali creare contenuti di qualità. Per incrementare le performance della tua formazione, valuta accuratamente più soluzioni, scegliendo quella più adatto alle esigenze del tuo team e dei tuoi esperti in materia.
Informazioni sull’autore
Steve Penfold ricopre il ruolo di Customer Success Director presso Elucidat. Aiuta grandi aziende e provider di formazione online a semplificare e rendere più efficaci tutti i processi di authoring.